1. Phương pháp Quả cà chua:
Cách
giúp bạn vừa nhàn vừa hoàn thành công việc nhanh gấp nhiều lần hiện tại
Đơn giản và dễ học, năm 2013, Pomodoro được
bình chọn là phương pháp tăng năng suất tốt nhất bởi độc giả của Lifehacker,
bao gồm các lập trình viên, nhà văn, luật sư, nhà quản lý, sinh viên và giáo
viên.
Pomodoro (Đầy đủ theo
tiếng Anh là Pomodoro Technique) là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng
cao tối đa sự tập trung trong công việc, được giới thiệu bởi Francesco Cirillo
vào năm 1980.
Trong tiếng Italia, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua – Lý do là
Francesco Cirillo đã dùng 1 chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời
gian khi sáng tạo ra phương pháp này…
Phương pháp Pomodoro dạy bạn cách quản lý thời gian bằng cách
"dụ dỗ" bộ não tập trung. Bằng cách chia khối lượng công việc của bạn
ra thành những phần 25 phút, công việc sẽ bớt khó khăn hơn. Nghỉ ngơi thường
xuyên cũng khiến bạn không bị kiệt sức.
Phương pháp này hết sức đơn giản: Ông đưa ra cách thức làm việc
(học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại
bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco
Cirillo gọi là 1 Pomodoro.
5 bước thực hiện phương pháp
Pomodoro
1. Chọn công việc cần hoàn thành
2. Thiết lập mỗi phiên làm việc 25 phút (1 pomodoro)
3. Tập trung thực hiện công việc cho đến khi chuông báo hết 25
phút
4. Nghỉ ngắn giữa các pomodoro (thường là 5 phút)
5. Cứ hết 4 pomodoro lại nghỉ một quãng dài hơn (khoảng 15-30
phút)
Những lưu ý quan trọng khi thực
hiện phương pháp Pomodoro
1. Trong 1 Pomodoro, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ
được tính lại từ đầu. Không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro
2. Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian.
3. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng
thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
4. Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực
sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những
việc đơn giản không cần động não nhiều
Phương pháp được nhiều người sử
dụng
Đơn giản và dễ học, năm 2013, Pomodoro được bình chọn là phương
pháp tăng năng suất tốt nhất bởi độc giả của Lifehacker, bao gồm các lập trình
viên, nhà văn, luật sư, nhà quản lý, sinh viên và giáo viên.
Jerry Pascua, một lập trình viên phần mềm nói Pomodoro giúp anh
ta giảm sự mệt mỏi về tinh thần: "Dù công việc có lớn hay nhỏ, bạn đều
dành một khoảng thời gian xác định để làm. Thời gian nghỉ bạn có thể tạm nghỉ
hoặc nghĩ nhanh về những điều mình sẽ làm trong bước tiếp theo. Mục tiêu là tập
trung cao độ toàn bộ thời gian, dẫn đến năng suất tốt hơn.
Ví dụ, xử lý một nhiệm vụ lớn mà tôi biết sẽ mất nhiều giờ mới
hoàn thành, sử dụng kỹ thuật này cho phép tôi sử dụng thời gian nghỉ để xem xét
nhanh chóng tiến độ công việc".
Paul Ignacio, Giám đốc sáng tạo tại một trong những agency lớn
nhất Philippines cho biết: "Khi bạn tập trung làm một việc trong thời gian
dài, rất khó có thể phân chia thời gian. Bạn chỉ nghỉ khi cảm thấy mình muốn
nghỉ ngơi. Nhưng khi có cấu trúc như Pomodoro chẳng hạn, bạn có nhiều thời gian
hơn để tập trung và việc nghỉ ngơi cũng thú vị hơn. Kỹ thuật này cũng giúp bạn
đẩy một số việc ra sau như trả lời tin nhắn hay lướt Facebook mà chẳng hề bị
phân tâm".
Phần mềm Pomodoro
Có rất nhiều phần mềm để thực hiện việc theo dõi Pomodoro. Bạn
có thể tải các phần mềm bằng cách tìm kiếm với từ khóa Pomodoro trên Google
hoặc các kho ứng dụng của smartphone như AppStore với Apple, GooglePlay với
Android như TeamViz. Đây là 1 phần mềm theo dõi Pomodoro khá tốt và hoàn toàn
miễn phí.
TeamViz tương thích với hầu hết các nền tảng phổ biến như
Windows, Mac, Android, iOS, Ubuntu… và có khả năng đồng bộ dữ liệu giữa các
thiết bị với nhau.
Chỉ cần
dành ra 5 phút cuối mỗi ngày, kết quả sau một tháng sẽ khiến bạn bất ngờ
Phương pháp Ivy Lee cực kỳ đơn giản nhưng lại
mang đến hiệu quả bất ngờ
Vào năm 1918, Charles M. Schwab là một trong những người giàu
nhất thế giới. Schwab là chủ tịch tập đoàn thép Bethlehem, công ty đóng tàu lớn
nhất và nhà sản xuất thép lớn thứ 2 nước Mỹ vào thời điểm đó. Nhà phát minh đại
tài Thomas Edison nhắc đến Schwab với cái tên "master hustler" (Tạm
dịch: Bậc thầy kiếm tiền). Ông luôn không ngừng tìm kiếm lợi thế cạnh tranh để
vượt qua đối thủ.
Một ngày nọ năm 1918, với mong muốn nâng cao hiệu quả của đội
ngũ điều hành và tìm ra cách để hoàn thành công việc tốt hơn, Schwab đã gặp nhà
tư vấn năng suất rất được tôn trọng lúc ấy, Ivy Lee.
Lee là một doanh nhân tự thân thành công và được biết đến rộng
rãi như là người tiên phong trong lĩnh vực quan hệ công chúng (PR). Trong buổi
gặp, Schwab đã mời Lee vào văn phòng của mình và nói: "Hãy chỉ cho tôi
cách để hoàn thành được nhiều việc hơn."
"Hãy cho tôi 15 phút với mỗi Giám đốc điều hành của
anh," Lee đáp.
"Tôi phải trả cho anh bao nhiêu?", Schwab hỏi.
"Chẳng cần đâu. Trừ phi chúng không đem lại hiệu quả. Sau 3
tháng, anh có thể gửi cho tôi một tờ séc với khoản tiền mà anh cảm thấy xứng
đáng với tôi".
Phương pháp Ivy Lee
Trong mỗi 15 phút với từng Giám đốc điều hành, Lee giải thích
phương pháp đơn giản của mình để tối ưu hóa năng suất làm việc lên mức cao
nhất:
1. Cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra 6 điều quan trọng nhất
bạn cần hoàn thành vào ngày hôm sau. Đừng viết ra nhiều hơn 6 công việc.
2. Xác định thứ tự ưu tiên của 6 công việc theo mức độ quan
trọng thực sự của chúng.
3. Ngày hôm sau khi đến văn phòng, hãy chỉ tập trung vào công
việc đầu tiên. Hãy làm cho đến khi hoàn thành rồi mới chuyển sang công việc thứ
hai.
4. Tuân thủ quy tắc này cho đến khi bạn hoàn thành cả 6 công
việc. Vào cuối ngày, chuyển những công việc chưa hoàn thành vào danh sách 6
công việc của ngày hôm sau.
5. Lặp đi lặp lại quy trình này cho mỗi ngày làm việc.
Phương pháp này nghe có vẻ đơn giản nhưng Schwab và ban điều
hành của ông tại Bethlehem quyết định thử. Ba tháng sau, Schwab vô cùng vui
mừng về sự tăng trưởng của công ty. Ông đã mời Lee đến văn phòng và viết một
tấm séc 25,000 USD (vào thời điểm đó tương đương 440 000 USD ở thời điểm hiện
tại) để cảm ơn.
Phương pháp Ivy Lee dành sự ưu tiên cho danh sách công việc này
nghe có vẻ rất đơn giản. Vậy điều gì khiến nó có thể tạo ra những kết quả tuyệt
vời đến vậy?
Dưới đây là những điều khiến
phương pháp này đem lại hiệu quả:
Nó đủ đơn giản để dễ dàng áp dụng. Nhiều người cho rằng
phương pháp kiểu này quá cơ bản, không giải quyết được sự phức tạp và những vấn
đề khác trong cuộc sống. Điều gì xảy ra nếu có trường hợp khẩn cấp? Liệu có thể
áp dụng công nghệ mới nhất để tạo ra những lợi thế tốt nhất?
Tuy vậy thì sự phức tạp thường lại là một điểm yếu vì nó khiến
mọi chuyện khó đi theo đúng hướng. Vì thế mà những tình huống khẩn cấp và không
mong đợi sẽ tăng lên. Cố gắng bỏ qua chúng nhiều nhất có thể, chỉ đối mặt khi
bạn không còn cách nào khác và cố gắng quay lại dành sự ưu tiên cho danh sách
công việc quan trọng càng sớm càng tốt.
Phương pháp này giúp loại bỏ những mâu thuẫn khi bắt đầu. Chướng ngại
vật lớn nhất ngăn bạn hoàn thành công việc là bắt đầu chúng. Phương pháp của
Ivy Lee buộc bạn phải quyết định công việc đầu tiên phải làm vào buổi tối ngày
hôm trước. Nếu đã quyết định vào hôm trước, bạn sẽ không lãng phí 3-4 tiếng để
phân vân xem mình cần làm gì trước. Bạn chỉ cần thức dậy, đến văn phòng và bắt
đầu làm việc ngay lập tức. Đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Sự khởi đầu đóng
vai trò quan trọng giống như sự thành công trong tất cả mọi việc.
Phương pháp đòi hỏi bạn tập trung vào từng công việc. Con người
hiện đại luôn thích làm nhiều việc cùng lúc. Rất nhiều người tin rằng việc đa
nhiệm, bận rộn sẽ đồng nghĩa với đang hoàn thành tốt công việc. Điều ngược lại
mới thực sự đúng. Càng có ít sự ưu tiên thì càng mang lại được kết quả tốt hơn.
Nếu nghiên cứu các
chuyên gia hàng đầu trong bất kể lĩnh vực nào (như vận động viên, nghệ sĩ, nhà
khoa học, giáo viên, CEO,...), bạn sẽ nhận thấy có một tính cách mà tất cả họ
đều có: Sự tập trung. Lý do thì rất đơn giản. Bạn không thể hoàn thành xuất
sắc công việc nếu cứ liên tục chia thời gian của mình theo hàng tá cách khác
nhau. Muốn trở thành bậc thầy, trước hết bạn cần tập trung và kiên định trước.
Nguồn: Cafebiz.vn
